بایگانی اسناد برخلاف باور عموم به انباری از کاغذها و اسناد که محدود نمی‌شود بلکه به صورت همزمان دری به سوی گذشته، پلی به سوی آینده و گنجینه‌ای از دانش و تجربیات بشری است. هر سند بایگانی‌شده، یک قطعه پازل از تاریخ است که روایتگر رویدادها، تصمیم‌ها و تحولات یک سازمان یا جامعه است. با بزرگ شدن و گذشت زمان، حجم اطلاعات و داده‌ها به صورت تصاعدی در حال افزایش است. به همین دلیل، مدیریت و سازماندهی اسناد و مدارک در سیستم‌های مدیریت اطلاعات به یکی از چالش‌های اصلی سازمان‌ها تبدیل شده است.

تا به حال، سیستم‌های بایگانی در سازمان‌ها و کسب و کارهای سنتی بر پایه کاغذ و فایل‌های فیزیکی بنا شده‌ بودند که در بسیاری از کسب و کارهای بزرگ پاسخگوی نیازهای سازمان‌های پویا و در حال رشد نیستند. مخاطراتی مانند از دست رفتن اسناد، سرعت پایین جست و جو و دسترسی به اطلاعات، هزینه‌های زیاد نگهداری داده ها و محدودیت‌های بایگانی فیزیکی از جمله مشکلاتی هستند که در سازمان‌ها چالش افرین است.

سیستم‌های بایگانی اسناد از اخرین راهکارهای نوین و کارآمد برای مدیریت و سازماندهی اسناد به صورت برخط و کارا در بستر سیستم های اطلاعاتی است. این سیستم‌ها بر روی انواع تکنولوژی ها ابری، تحت وب، بسترهای نرم افزاری مدرن و با بهره‌گیری از فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات پیاده سازی شده و امکان ذخیره‌سازی، جستجو و بازیابی اطلاعات و مهم تر از آن، اشتراک‌گذاری اسناد به صورت امن و سریع است. با استفاده از یک سیستم بایگانی الکترونیکی، ضمن افزایش بهره وری سازمان‌ها، با کاهش هزینه‌ها، امکان برقراری امنیت اطلاعات افزایش می یابد.

هدف این نوشتار، بررسی گام به گام مراحل پیاده‌سازی یک سیستم بایگانی الکترونیکی موفق است تا بتوان یک راهنمای جامع و کاربردی برای تمام کسانی باشد که به تازگی با این سیستم های بایگانی دیجیتال آشنا شده و ممکن است در انتخاب و برتری های این سیستم‌ها بر روش‌های فیزیکی سنتی شک دارند. در این راستا، سوالات متداولی مطرح می‌شود که در ادامه به صورت تخصصی به آنها پاسخ خواهیم داد:

1. چرا به یک سیستم بایگانی الکترونیکی نیاز داریم؟
2. چه مزایایی از پیاده‌سازی این سیستم انتظار داشت؟
3. مراحل مختلف پیاده‌سازی یک سیستم بایگانی الکترونیکی کدامند؟
4. چه نکاتی در هنگام انتخاب نرم‌افزار و سخت‌افزار باید در نظر گرفت؟
5. چگونگی آموزش کارکنان برای استفاده از سیستم جدید آموزش؟
6. چگونگی تضمین امنیت اطلاعات در یک سیستم بایگانی الکترونیکی؟

همچنین در ادامه مقاله، برخی از چالش‌های سازمان‌ها در پیاده‌سازی سیستم‌های بایگانی، اطلاعات ضمن ارائه راهکارهای مناسب برای رفع این چالش‌ها بیان می گردد. فراموش نکنید که پیاده‌سازی هر سیستم الکترونیکی موفق، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و اجرای گام به گام است. در این راهنما، فرآیند پیاده‌سازی را به صورت تخصصی و مرحله به مرحله تشریح خواهیم کرد.

راهنمای گام به گام پیاده‌سازی سیستم بایگانی الکترونیکی

مراحل پیاده سازی هر سیستم بایگانی با یک دیگر متفاوت است ولی به طور کلی به شرح زیر می باشد.

1. تعیین اهداف: قبل از هرچیزی، ببینید که چه نوع اسنادی نیاز به بایگانی دارند. اهداف ما از پیاده‌سازی سیستم بایگانی الکترونیکی چیست؟ قرار است به چه اهدافی برسیم؟
2. انتخاب نرم‌افزار مناسب: همیشه در بحث انتخاب، اولین سوالی که مطرح می شود این است که قرار است چه نیازمندی از شرکت را پاسخگو باشد؟ چه نرم افزارهای دیگری با این نرم افزار بایگانی وجود دارد که باید سازگارسی آنها بررسی شود؟ اولویت های شما در انتخاب نرم افزار کدام است؟ امنیت نرم افزار ؟ قیمت نرم افزار  یا قابلیت یکپارچگی، توسعه پذیری یا هر المان دیگر. حتما به آن فکر کنید و به روی کاغذ بیاورید.

1. اسکن و تبدیل اسناد: اکنون زمان انتقال داده ها به نرم افزار است پس اسناد کاغذی را اسکن کرده و با توجه به فرمت مورد نظر خود، به فرمت های دیجیتال تبدیل کنید.
2. ایجاد ساختار بایگانی: در این مرحله بهتر است متخصصین بایگانی و مدیریت اطلاعات استفاده کنید. یک ساختار منطقی برای بایگانی اسناد خود در نظر بگیرید. این ساختار بر اساس انواع اسنادی که می خواهید ارشیو کنید، تاریخ ایجاد یا هر معیار دیگری در نظر گرفته شود.
3. تعریف متادیتا: برای هر دسته اسناد و هرکدام از ارشیو سند، یک متادیتا (توضیح) مناسب را تعریف کنید. مزیت نوشتن متادیتا این است که دسته بندی و ارشیو و دسترسی به آنها راحتتر خواهد شد.
4. آموزش کارکنان: اکنون وارد مرحله تست و استفاده از نرم افزار فرا رسیده است. کارکنان سازمان خود را در مورد ثبت و نحوه استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی راهنمایی کرده و آموزش دهید.

مرحله 1: تحلیل نیازها و اهداف

شناسایی اسناد:  تعیین نوع و حجم تقریبی اسناد (مالی، حقوقی، اداری، و …) که باید بایگانی شوند.

تعریف کاربران: گروه‌های کاربری مختلف و سطح دسترسی هر گروه به هر سطحی از اسناد مشخص گردد.

اهداف بایگانی: تعریف اهداف بایگانی مانند کاهش هزینه‌ها، افزایش دسترسی پذیری به اسناد، بهبود امنیت اطلاعات و افزایش شفافیت.

محدودیت‌ها: شناسایی انواع محدودیت‌های که سازمان با آن رو به رو هست مانند میزان بودجه‌، محدودیت زمانی و فنی.

مرحله 2: انتخاب نرم‌افزار مناسب

مقایسه نرم‌افزارها: مقایسه ویژگی‌ها و امکانات مختلف نرم‌افزارهای موجود در بازار و تطابق با نیازمندی های سازمان.

ارزیابی عملکرد: عملکرد نرم‌افزار از نظر سرعت، قابلیت اطمینان و سهولت استفاده ارزیابی گردد.

امنیت: به دلیل اهمیت بالای اسناد و اصل محرمانگی اطلاعات، باید سطح امنیت نرم‌افزار حساس بررسی گردد و چه امکاناتی برای محافظت از اطلاعات دارد.

یکپارچگی: آیا نرم‌افزار مورد نظر با سایر سیستم‌های سازمان (مانند نرم افزار حقوق و دستمزد، سیستم حسابداری، منابع انسانی و …) قابلیت یکپارچگی دارد.

مرحله 3: طراحی ساختار بایگانی

تعریف ساختار پوشه‌ها: یک ساختار منطقی مشخص گردد که در آن سلسله مراتب تعیین شده تا سازماندهی اسناد راحت گردد.

تعریف متادیتا: قسمت‌های مختلف متادیتا مانند عنوان سند، تاریخ ایجاد، نوع سند، کلمات کلیدی برای هر سند تعیین گردد.

تعریف گردش کار: مراحل گردش کار برای تصویب و تایید اسناد تعیین گردد تا علاوه بر خودکار سازی مراحل، امکان اعطای سطح دسترسی به وجود می آید.

مرحله 4: اسکن و تبدیل اسناد

• اسکن با کیفیت بالا: دقت کنید اسناد را با کیفیت بالا اسکن کنید تا جزئیات حفظ شود.
• تبدیل به فرمت دیجیتال: اسناد اسکن شده را به فرمت‌های استاندارد و قابل انتقال در تمامی سیستم‌ها مانند PDF یا TIFF تبدیل کنید.
• تشخیص نوری کاراکتر (OCR): در صورت نیاز، برای تبدیل متن اسناد به فرمت قابل ویرایش، اعمال تکمیلی‌تر مانند OCR وجود دارد.

مرحله 5: ورود اطلاعات به سیستم

ورود اطلاعات متادیتا: اطلاعات متادیتا و توضیحات هر سند را به صورت دستی یا نیمه خودکار وارد گردد.

بارگذاری اسناد: اسناد اسکن شده را به صورت فایل‌های دیجیتال در سیستم بارگزاری کنید.

مرحله 6: آموزش کاربران

• برگزاری دوره‌های آموزشی:  قبل از استفاده نرم افزار بایگانی، دوره‌های آموزشی برای آشنایی کاربران با نحوه استفاده از سیستم برگزاری کنید.
• تهیه راهنماهای کاربری: ارائه بروشورها و راهنماهای کاربری ساده و قابل فهم به کارمندان.
• تعیین افراد مسئول: اعطای مسئولیت پشتیبانی به یک نفر برای پاسخگویی به سوالات و پشتیبانی آنها.

مرحله 7: پیاده‌سازی تدریجی

• آزمایش سیستم: برای اطمینان از عملکرد صحیح سیستم، آزمایش‌های مختلف انجام دهید.
• پیاده‌سازی مرحله‌ای: سیستم را به صورت مرحله‌ای و از بخش های کوچک سازمان شروع به پیاده سازی کنید.
• دریافت بازخورد: فیدبک ها و بازخوردها را از کاربران دریافت کرده و اصلاحات لازم را انجام دهید.

مرحله 8: نگهداری و پشتیبانی

• بایگانی مداوم: روند بایگانی اسناد جدید را به طور  مداوم ادامه دهید.
• بروزرسانی نرم‌افزار: اپدیت های نرم‌افزار را به صورت منظم انجام دهید.

با رعایت این مراحل و نکات، یک سیستم بایگانی الکترونیکی کارآمد و مطمئن را پیاده‌سازی کنید.

مثال های پیاده‌سازی سیستم بایگانی الکترونیکی

در این بخش، به بیان برخی از مراحل با اهمیت سیستم بایگانی پرداخته و مثال‌های عملی‌تری را ارائه می‌دهیم.

مثال عملی از طراحی ساختار بایگانی

فرض کنید یک شرکت تولیدی قصد دارد سیستم بایگانی الکترونیکی  را برای کسب و کار خود راه‌اندازی کند. ساختار بایگانی این شرکت می‌تواند به شکل زیر باشد:

• سطح اول: قسمت های مختلف مانند تولید، فروش، مالی، منابع انسانی
• سطح دوم:

1. اسناد حوزه تولید: اطلاعات برنامه تولید، گزارشات مربوط به تضمین کیفیت، دستورالعمل‌های فنی
2. اسناد قسمت فروش: قراردادهای فروش، فاکتورها، گزارشات فروش
3. اسناد مربوط به قسمت مالی: صورت‌ها و فاکتورهای مالی، رسیدها و پرداخت‌ها
4. اسناد مرتبط با منابع انسانی: پرونده‌های پرسنلی،لیست حضور و غیاب، لیست حقوق، قراردادهای کار

راهکارهای موثر برای آموزش کاربران در استفاده از بایگانی الکترونیکی

برگزاری کارگاه‌های آموزشی حضوری یا آنلاین، تهیه فیلم‌های آموزشی کوتاه و کاربردی، ایجاد راهنماهای کاربری تعاملی، یک سیستم پشتیبانی آنلاین برای پاسخگویی به سوالات کاربران.

مثال عملی از یک گردش کار

فرض کنید در سیستم  فروشسازمان، یک سند قرارداد باید در نرم افزار بایگانی شود. سیستم گردش کار این سند به صورت زیر می باشد:

1. ایجاد سند: ابتدا کارمند فروش، صورت قرارداد را در سیستم ایجاد می‌کند.
2. تایید مدیر فروش: سپس قرارداد، برای بررسی و تایید به مدیر فروش ارجاع می گردد.
3. بایگانی: به صورت خودکار، سند مربوطه در دسته بندی مربوطه بایگانی می‌شود.

به این ترتیب یک سیستم بایگانی اسناد پیاده سازی می گردد. امیدوارم خواندن این مقاله ، به برطرف شدن ابهامات و سوالات شما کمک کرده باشد.

خواندن این مقاله برای شما ممکن است جالب باشد:

معرفی بهترین نرم افزارهای بایگانی اسناد اندروید